課程心得 ▌大人學-流程設計與跨部門溝通

Guo Guo
5 min readApr 21, 2020

--

Joe講話很舒服,好適合當說書人。

課程中特別提到團隊文化,例如團隊文化習慣推卸責任,亦或是推託給其他部門,對於流程的改善與解決問題並沒有幫助,讓我想到週刊編集(我不是業配啊啊)內文「問題不是人,問題就是問題」,當下有種心領神會的感覺,呵呵全世界都是我的同溫層,開個玩笑,差點又發起廢文。

流程設計仰賴反覆實驗與修正(為了這句話我還去把書翻出來氣氣氣氣氣),透過觀察(遊戲的規則、試做、實作)我們找到一些問題與瓶頸,進而梳理之,若該法有效便納入流程,若無效、效果不佳便可優化或更換,反覆找到瓶頸並改善,使得作業流程越來越順暢。

在整個作業流程內,時常有跨部門溝通的機會,例如工廠A要怎麼讓工廠B知道缺什麼零件,知道了然後呢?B一定要給嗎?或是一定要給全部嗎?要怎麼給?透過哪個單位給呢?偌多的問題產生,遊戲中以盡量單純的型式呈現問題,讓我們能快速發現病徵。

以下為幾個一同上課的同事,拋出來讓我們腦力激盪的問題以及我的回覆。

問:「如何驅動一群陌生人?或者是你的心態是?」

我認為本次活動驅動一群陌生人的難度不高,因為來參加課程的學員,大多都有一定的積極度並且期待由此習得知識、理論結合實作。本活動方向定義明確,給的指令與提示也很清楚,Joe甚至也提供一些解法做參考。

所以只要有一兩個人稍微起頭PUSH,主動性比較強的夥伴就會提出想法,有的夥伴也會自己往有興趣的區塊移動,最後剩下的人可能半推半就的也就加入某個單位,開始工作。

問:「你有看說明書嗎?你為什麼會認真看說明書?」

有,
1.講師講話速度較慢,因此可以分心看說明書,加上聽講師講完自己可以看三、四次。
2.看說明書、了解遊戲規則,應是參與遊戲的基本條件(就算只掌握六七成),否則未對團隊有貢獻,反而還要消耗人力教學、引導。

問:「遊戲過程中,大家都樂在其中,你覺得為什麼大家覺得有趣?」

滿多面項可以討論,可能生活苦悶,被迫長大的成年人像孩子一樣玩的純粹;可能難得遇到「簡單」的任務,沒有雞蛋挑骨頭的同仁或長官,例如:為什麼你飛機要給建仔做?建仔的配色很詭異你知道嗎?你為甚麼不往旁邊站兩公分,宅味飄過來了謝謝。

但我覺得最令人感到有趣的因素大抵是成就感遊戲可以立即的得到反饋,透過一次次的試驗反覆修正(不會遇到第一次demo後,第二次demo發現少兩台火車、少五個人力、多兩個收頭冗員,de二十次也de…de你老師),下次比上次更好,可能是產出增加,也可能是效率提升,可以明顯感受到團隊及自我的進步

問:「在遊戲中你的目標是什麼?」

團隊的總目標是在達成基本要求的前提下,使用有限的資源追求高分。

我負責的目標則是,提高熟悉度以增加產能;降低失誤率以使流程順暢。若有多餘的時間,稍微注意其他部門的狀況、需求與進度,評估及提出能協助的部分,加上適時的聊聊天(說說風涼話),其實對於成員的熟稔度與團隊氣氛應都有所助益。

問:「遊戲中是如何分工的?」

根據遊戲規則劃分幾大工作區域,有的人主動選擇工作,有的站在哪裡就做哪裡工作,有的被隨意指派工作(或硬塞),根據第一次實作之前的想像擬定戰略,各部門的人力部署經由實作之後調整。

問:「那遊戲中流程是如何改善?如何溝通的?」

找到問題或瓶頸→→→討論、修改流程。
使用dashboard、言語、比手畫腳、紙條、心有靈犀、眼神交流,當然最重要的是用清楚流暢的SOP溝通

我想特別提出有感的地方,第一次的操作之後,Joe要求每個組別內的成員分別寫出問題然後討論,透過這個行為,每個人因為不同的背景、不同的角度,提出不同的想法,同樣的,其他組員也由不同的背景、不同的角度切入這些問題,幾回的探討之後,便能將相似的問題分類、統合,加以處理。
(做生物領域、醫藥還有業務經理的想法、切入面向都大相逕庭,和這麼多不同的朋友切磋,偷聽八卦..痾是偷學了不少)

不過實務上是否有餘裕讓大家分析問題?是否能心平氣和地分享?是否能不抓戰犯?又是後話了。

Joe的步調徐徐緩緩的,成也蕭何,翻了一下課本,內文參雜一些塗鴉註解,還真的有助於回想當時上課內容(如:QA罵QC嫩的圖、Dashboard未被善用的圖);但敗也敗在這個語調與速度,好像回到高中課堂,班上都進入周公online,就等我這個GM,OK先打住,不能再聊下去,客官們應該想ban我台了。

課堂內容許多值得深思的地方,例如以「執行無意識」來降低、降低同仁的判斷機會,是否將所遇到的狀況全部做成SOP給同仁執行,但SOP可能繁複冗長;或僅規定90%以上案件SOP,其餘當成個案處理;或將工作再拆解等等,應該都是值得因行業別/職務探討的。

另外,溝通誤解我也認為是頻繁發生的狀況,以我任職的公司為例,餐食的加大/加量,對於廚房來說定義並不明確,客服與廚房應明訂產出(怎麼樣的分量是加大,是換一個容器盛裝還是重量達到500g等等);以個人經驗來說,上個月打LOL有個小鬼開嗆「我在扛,你在退?」,畢竟我也是個動心忍性的成年人,遊戲中未藉由語音、對話溝通,大家也在銅牌區,些許溝通的誤解也是理所當然,經由一些謾罵後,我們也漸漸找到溝通的模式 :亂ping燈就全上,反正最後也是贏了,可喜可賀。

版面應該不足以再繼續練蕭威,有緣再見面,小妹用膳去886

👇️課程資訊參考👇️

上課時間:2019.6/心得撰寫:2019.7/重新整理:2020.4

--

--

Guo Guo

太陽公公把我的眼睛閉起來了,所以我只能半瞇著眼寫一點芝麻蒜皮的小事,半瞇著眼偷偷睡覺。